Un flujo de producción accesible que depende del conocimiento individual de una persona es frágil. Si esa persona deja el equipo, el conocimiento se pierde y la calidad de la accesibilidad se degrada. La documentación técnica de los procesos de accesibilidad convierte el conocimiento individual en un activo organizativo que cualquier miembro del equipo puede consultar y aplicar.
La documentación de accesibilidad de una editorial debería cubrir tres áreas principales. La primera es la guía de producción accesible, que describe los pasos técnicos para generar un EPUB accesible desde cada herramienta utilizada en el flujo de trabajo: configuración de estilos en InDesign o Word, opciones de exportación, inclusión de texto alternativo, marcado de tablas y listas, inserción de metadatos de accesibilidad. Esta guía debe ser específica para las herramientas y versiones que utiliza la editorial.
La segunda área es el protocolo de verificación, que define qué herramientas ejecutar (Ace by DAISY, EPUBCheck), qué comprobaciones manuales realizar, qué criterios de aceptación o rechazo aplicar y cómo documentar los resultados. Este protocolo debe poder ser ejecutado por cualquier miembro del equipo de producción con un resultado consistente, independientemente de quién lo ejecute.
La tercera área es el registro de decisiones editoriales sobre accesibilidad: qué tipos de imágenes se consideran decorativos, qué nivel de detalle se espera en los textos alternativos, cómo se gestionan las tablas complejas, qué criterio se aplica para el marcado de idioma en publicaciones multilingües. Estas decisiones, que a menudo se toman caso por caso, deben documentarse para que el equipo aplique criterios uniformes a lo largo del tiempo y del catálogo.
Fuentes: